Mejorar el sistema de planificación mediante estudios de tiempo procedimentales

Un sistema de planificación eficiente permite que cualquier persona en la clínica (ya sea el dentista, el personal o los pacientes) pueda moverse con calma y se encuentre en el lugar correcto en el momento indicado. Sin embargo, si el coordinador de citas asigna un periodo de tiempo incorrecto para varios procedimientos, todo el sistema se vendrá abajo.

Si no dispone del tiempo necesario, poco a poco empezará a retrasarse y podría acabar trabajando con prisas mientras los pacientes se acumulan en la sala de espera. Si se le ha asignado demasiado tiempo sufrirá otro tipo de estrés, dándole vueltas a la idea de que podría haber aumentado la producción de ese día si no fuera por la mala planificación de las citas.

Por suerte, existe una forma muy sencilla de resolver este problema: llevando a cabo estudios de tiempo procedimentales.

Evitar las conjeturas durante la planificación de citas

Cuando ofrece un servicio, ¿le lleva el mismo tiempo ahora que hace 10 años? ¿Cuánto tiempo ahorra realmente su higienista dental gracias a esa nueva tecnología de imagen? ¿Trabajan más rápido sus ayudantes gracias a la formación que han recibido?

La cuestión aquí es que todo cambia: las habilidades de su personal y las suyas propias, los procedimientos, las tecnologías y los materiales que emplean en su clínica, etc. Si usted (o su coordinador de citas) intentara averiguar cuánto tiempo debería asignar a cada cita, hay muchas probabilidades de que varias de ellas no sean del todo correctas.

La única manera de solucionar este problema es llevando a cabo estudios de tiempo procedimentales cada vez que su clínica sufra cambios que puedan alterar el tiempo que dedica a varias tareas. Siga estos pasos:

1. Enumere los servicios que ofrece con más frecuencia, no solo usted, sino también su higienista dental, sus ayudantes y otros miembros del equipo.
   
2. Documente el tiempo que le lleva ofrecer dichos servicios. Como es lógico, los resultados podrían variar, por lo que debería cronometrar al menos 10 sesiones para cada servicio diferente y después calcular la media.
   
3. Muestre la lista con los tiempos de los tratamientos al coordinador de citas, quien podrá concertarlas a partir de ahora basándose en hechos documentados y actuales, en lugar de suposiciones e ideas obsoletas.
   

Muchos de los dentistas que llevan a cabo estos estudios de tiempo tan simples se sorprenden al ver los resultados, lo cual demuestra su valía, y agradecen enormemente que en su agenda diaria ya no haya espacio para las prisas o los periodos de inactividad.